Tipos de proyecto en Flow: más orden para tu agencia
Organizar proyectos dentro de una agencia puede parecer sencillo cuando solo existen unos pocos clientes y tareas activas. El problema aparece cuando la operación empieza a crecer y, dentro de la misma plataforma, conviven campañas de marketing, desarrollos web, capacitaciones, producciones publicitarias, casos, configuraciones, proyectos de soporte y muchas otras clases de trabajo.
En ese momento, tener una lista de proyectos ya no es suficiente. También necesitas entender rápidamente qué tipo de trabajo estás gestionando, cuántos proyectos existen dentro de cada categoría y qué servicios tiene activos cada cliente.
Por eso incorporamos una nueva funcionalidad en Flow, nuestra plataforma para la gestión integral de agencias de publicidad, agencias de Marketing Digital y empresas de la industria publicitaria: ahora puedes crear y asignar tipos de proyecto.
Esta herramienta permite clasificar cada proyecto según su naturaleza, identificarlo visualmente y encontrarlo con mayor facilidad mediante el sistema de filtros de Flow.
¿Qué son los tipos de proyecto en Flow?
Los tipos de proyecto son categorías que puedes crear para organizar los proyectos de tu agencia o empresa. Cada tipo puede tener un nombre, un color y un ícono propio, lo que facilita su identificación dentro de la plataforma.
Por ejemplo, podrías crear tipos de proyecto como:
Campaña de marketing.
Diseño y desarrollo de páginas web.
Soporte web.
Producción publicitaria.
Capacitación corporativa.
Estrategia de Marketing Digital.
Configuración.
Cursos.
Casos.
Diseño gráfico.
No existe una lista rígida que debas utilizar. Cada empresa puede crear y administrar sus propios tipos de proyecto según sus servicios, su estructura de trabajo y la forma como organiza la operación.
Esto es especialmente útil porque no todas las agencias trabajan de la misma manera. Una agencia enfocada en desarrollo web puede necesitar categorías diferentes a una empresa de producción audiovisual, una agencia de publicidad integral o un equipo dedicado al posicionamiento SEO.
Flow permite que la herramienta se adapte a tu empresa y no que tu empresa tenga que adaptarse a una estructura genérica.
Cómo crear un tipo de proyecto
Cuando creas un nuevo proyecto en Flow, ahora puedes asignarle inmediatamente un tipo de proyecto. Desde el mismo formulario tienes la posibilidad de seleccionar una categoría existente o crear una nueva.
Para crearla, solamente debes definir:
El nombre del tipo de proyecto.
Un color que permita reconocerlo visualmente.
Un ícono relacionado con esa clase de trabajo.
Después de guardarlo, el nuevo tipo queda disponible para utilizarlo en otros proyectos.
También puedes editar un proyecto que ya existe y asignarle una categoría posteriormente. Esto significa que no tienes que empezar de cero ni reconstruir la información que ya has registrado dentro de Flow.
Si tienes proyectos antiguos sin clasificar, puedes entrar a cada uno, editarlo y definir si corresponde, por ejemplo, a una campaña de marketing, un proyecto de soporte web, una capacitación corporativa o cualquier otra categoría creada por tu equipo.
Una forma más clara de entender tu operación
La utilidad de esta funcionalidad aparece cuando necesitas responder preguntas concretas sobre el trabajo de tu agencia.
Imagina que quieres saber cuántos proyectos de soporte técnico o soporte web tienes activos. Sin una clasificación adecuada, tendrías que revisar los nombres de los proyectos uno por uno, recordar cuáles corresponden a ese servicio o depender de que todos hayan sido nombrados de la misma manera.
Con los tipos de proyecto, puedes utilizar el filtro y pedirle a Flow que te muestre exclusivamente los proyectos clasificados como soporte web.
En pocos segundos tendrás una vista mucho más clara de esa parte de la operación.
Lo mismo sucede si quieres conocer cuántos desarrollos de páginas web tienes en curso, cuántas campañas de marketing estás administrando o cuántos proyectos de capacitación corporativa tiene actualmente la empresa.
No se trata solamente de poner una etiqueta bonita. Se trata de convertir la información en una herramienta útil para tomar decisiones.
Conoce qué servicios tiene activos cada cliente
Los tipos de proyecto también permiten analizar la relación con un cliente específico.
Puedes seleccionar una empresa dentro de los filtros y revisar qué tipos de proyecto ha desarrollado o mantiene activos con tu agencia. Tal vez ese cliente tenga una campaña de marketing, un proyecto de producción publicitaria, un desarrollo web, una capacitación corporativa y una estrategia de Marketing Digital.
Esa información ayuda a comprender mejor el alcance de la cuenta.
También puede ayudarte a detectar oportunidades. Si un cliente tiene proyectos de publicidad y desarrollo web, pero nunca ha contratado capacitación, analítica o estrategia, la plataforma te permite visualizar con mayor claridad qué servicios ya utiliza y cuáles podrían complementar su operación.
Por supuesto, esto no significa convertir cada dato en una venta inmediata. Significa tener una visión más completa de la relación con el cliente y contar con información organizada para tomar mejores decisiones comerciales y operativas.
Los tipos de proyecto fortalecen el sistema de filtros
Una de las fortalezas de Flow es su sistema de búsqueda y filtrado. La plataforma permite organizar la información utilizando diferentes criterios para encontrar exactamente lo que necesitas.
Actualmente puedes filtrar los proyectos por:
Cliente.
Proyecto.
Campaña.
Calificación.
Estado.
Etiqueta.
Tipo de proyecto.
Además, el sistema cuenta con su propio buscador.
La incorporación del filtro por tipo de proyecto hace que esa estructura sea todavía más potente, porque permite combinar diferentes criterios.
Por ejemplo, podrías buscar los proyectos de diseño y desarrollo web de un cliente específico, revisar únicamente los proyectos activos de producción publicitaria o identificar las campañas de marketing que tienen determinada calificación o etiqueta.
Entre más información acumula una empresa, más importante se vuelve la posibilidad de segmentarla correctamente. Una plataforma de gestión no debería limitarse a guardar datos. También debe permitir encontrarlos, relacionarlos y convertirlos en una visión útil de la operación.
Ordenar no es acumular información
Muchas empresas utilizan diferentes herramientas para organizar su trabajo, pero terminan construyendo enormes depósitos de información difíciles de consultar.
Tienen proyectos, tareas, clientes, etiquetas, documentos y conversaciones, pero cuando necesitan responder una pregunta concreta deben buscar en varios lugares o preguntarle a diferentes integrantes del equipo.
El verdadero orden no consiste en guardar todo. Consiste en poder encontrar lo necesario cuando realmente se necesita.
Los tipos de proyecto aportan precisamente a ese objetivo. Permiten clasificar la información desde el momento en que se crea y facilitan su consulta posteriormente.
Cuando cada proyecto tiene una categoría clara, el equipo puede entender mejor la operación sin necesidad de abrir todos los registros. También disminuyen las confusiones entre proyectos con nombres similares y se fortalece la consistencia interna.
Una funcionalidad creada para agencias y empresas publicitarias
Flow fue creado por Carlos Cortés y el equipo de Carlos Cortés Agencia para facilitar la gestión integral de empresas de la industria publicitaria. Por eso sus funcionalidades nacen de necesidades reales relacionadas con clientes, proyectos, campañas, tareas, equipos, reuniones y seguimiento.
La función de tipos de proyecto responde a una situación muy común: una agencia no administra una sola clase de trabajo. Dentro de una misma cuenta pueden existir proyectos estratégicos, creativos, tecnológicos, comerciales y operativos.
Poder clasificarlos ayuda a que la plataforma represente con mayor fidelidad la realidad de la empresa.
La intención no es llenar Flow de funciones aisladas, sino construir una herramienta donde cada recurso ayude a mantener el control, encontrar la información y comprender mejor lo que está sucediendo dentro de la operación.
Cómo empezar a utilizar los tipos de proyecto
Para utilizar esta nueva función, ingresa a flow.carloscortes.com.co, entra al módulo de proyectos y crea o edita uno de ellos.
Desde allí podrás seleccionar un tipo de proyecto existente o crear uno nuevo con el nombre, el color y el ícono que prefieras. Después podrás utilizar los filtros para consultar todos los proyectos relacionados con esa categoría.
La recomendación es comenzar con una estructura sencilla. No necesitas crear decenas de tipos desde el primer día. Define las categorías principales de servicios o trabajos que desarrolla tu empresa y amplíalas a medida que sea necesario.
Una clasificación demasiado amplia puede no aportar suficiente información, pero una clasificación excesivamente detallada también puede complicar el uso. Lo importante es encontrar un nivel que ayude a tu equipo a comprender la operación y tomar decisiones con mayor rapidez.
Los tipos de proyecto ya están disponibles en Flow y pueden convertirse en una forma muy práctica de poner orden en la información de tu agencia.
Porque cuando los proyectos están organizados, no solo es más fácil encontrarlos. También es más fácil entender qué está haciendo la empresa, qué servicios tiene cada cliente y dónde se concentra realmente el trabajo del equipo.