Flow evoluciona: gestión de proyectos, producción y marketing en un solo lugar
Administrar una agencia implica mucho más que crear tareas y marcarlas como terminadas. Hay proyectos, clientes, tiempos de trabajo, producción, reuniones, documentos, campañas, contenidos y resultados de marketing que necesitan ser gestionados y, sobre todo, medidos.
Ese ha sido uno de los principios detrás del desarrollo de Flow: construir una plataforma pensada desde la operación real de una agencia y no simplemente adaptar un gestor de tareas genérico a las necesidades de la industria publicitaria.
En las últimas semanas hemos avanzado especialmente en dos áreas de Flow: la gestión de proyectos y los informes de producción y marketing.
Y lo interesante no es solamente que ahora tengamos más información. Lo realmente importante es que estamos conectando lo que hacemos todos los días con la información que necesitamos para entender cómo estamos trabajando.
Los proyectos grandes necesitan algo más que tareas
Cuando un proyecto tiene 10 o 20 tareas probablemente sea relativamente sencillo encontrar lo que estamos buscando.
Pero ¿qué pasa cuando tiene 100, 200 o 500?
Uno de nuestros proyectos de desarrollo, por ejemplo, tiene más de 200 tareas. En ese escenario ya no basta con tener un listado. Necesitamos herramientas que permitan encontrar, clasificar y analizar rápidamente lo que está sucediendo.
Por eso hemos fortalecido los buscadores y filtros dentro de los proyectos de Flow.
Ahora podemos localizar tareas utilizando palabras presentes en su nombre o descripción y filtrarlas utilizando diferentes variables como responsables, prioridad, estado o tipo de tarea.
Ahora cada agencia puede crear sus propios tipos de tarea
Esta es una de las mejoras que más me gustan.
Flow permite crear tipos de tarea personalizados según la metodología de trabajo de cada organización.
En nuestro caso, por ejemplo, utilizamos categorías como:
Caso.
Orden de producción.
Valor.
General.
Para nosotros un problema o una situación que requiere atención puede convertirse en un caso, mientras que determinadas actividades operativas pueden clasificarse como órdenes de producción.
Pero esa es nuestra metodología. Otra agencia puede crear categorías completamente diferentes.
La ventaja aparece cuando comenzamos a acumular información.
Ya no solamente podemos preguntarnos cuántas tareas realizamos. Podemos saber qué tipo de trabajo estamos haciendo para cada proyecto o cliente.
Del trabajo cotidiano al informe automático
Aquí es donde todo empieza a ponerse realmente interesante.
Cada vez que una persona crea una tarea puede registrar información como fechas, horas, estado, prioridad, responsable, participantes, etiquetas, recurrencia y tipo de tarea. Además, Flow permite registrar el tiempo invertido durante su ejecución.
Toda esa información que se genera naturalmente mientras trabajamos puede posteriormente convertirse en información de gestión.
Los informes permiten seleccionar diferentes períodos —el mes actual, el anterior, los últimos meses o rangos personalizados— y analizar indicadores relacionados con los proyectos.
Podemos observar, entre otras cosas, tareas por estado, horas invertidas, tareas completadas frente a pendientes, distribución por tipo de tarea, estadísticas por proyecto y el listado detallado de actividades realizadas.
Esto cambia la naturaleza del informe.
En lugar de sentarnos al final del mes a intentar reconstruir qué hicimos para un cliente, el informe nace del trabajo que realizamos todos los días.
Producción y marketing deberían conversar
Otro avance importante es que estamos comenzando a integrar información de marketing dentro de los mismos informes.
Flow cuenta con su propio acortador de URLs, que permite crear enlaces y asociarlos con clientes, proyectos y etiquetas.
Además de acortar una dirección, podemos configurar elementos como el slug, el metatítulo, la metadescripción y una imagen de previsualización para compartir el enlace en WhatsApp o redes sociales.
Pero el verdadero valor aparece después.
Flow registra los clics y permite consultar su evolución, identificar las URLs que están generando mejores resultados y analizar la información por diferentes períodos.
¿Por qué me interesan tanto los clics?
Porque un clic representa una acción concreta.
Mientras un like puede ser simplemente una reacción superficial, hacer clic implica que una persona decidió avanzar hacia un contenido, producto, servicio o experiencia. Por eso considero los clics una métrica especialmente valiosa para analizar intención e interés.
Estamos construyendo nuestra propia plataforma de analítica
El siguiente paso ya está en desarrollo.
Estamos trabajando en una plataforma de analítica dentro de Flow para integrar información del desempeño orgánico de redes sociales y de publicidad digital.
Actualmente estamos desarrollando las integraciones y visualizaciones para canales como Instagram y Facebook, tomando como referencia sistemas de analítica que ya hemos construido para clientes y que ahora estamos trasladando progresivamente a Flow.
La idea es que el área de marketing pueda concentrar cada vez más información relevante para los equipos y sus clientes.
Un informe para los comités de marketing
La visión detrás de todo esto es bastante sencilla.
Una agencia debería poder llegar a su comité semanal, quincenal o mensual con un informe que le permita entender qué ocurrió durante ese período sin tener que recopilar manualmente información desde múltiples plataformas.
Producción, proyectos, tiempos, tareas, marketing, clics, reuniones, ideas, documentos y otros elementos de la operación pueden formar parte de una misma lectura.
Así, la conversación con el cliente deja de depender de percepciones y comienza a apoyarse mucho más en información.
Flow está siendo construido desde una agencia
Flow nació como una herramienta que desarrollamos para resolver nuestras propias necesidades.
Eso sigue siendo parte importante de su ADN.
La diferencia es que hoy existen otras agencias utilizando la plataforma y muchas de las mejoras que incorporamos nacen precisamente de las solicitudes y problemas que encontramos nosotros y nuestros usuarios en el trabajo cotidiano.
Flow permite gestionar proyectos, tareas y subtareas, CRM, ventas, marketing, medios, calendarios, reuniones, documentos, proveedores y trabajo colaborativo, entre otras funciones.
No queremos construir simplemente otro gestor de proyectos.
Queremos construir una plataforma desde la cual una agencia pueda gestionar buena parte de su operación y, al mismo tiempo, convertir esa operación cotidiana en información que le permita tomar mejores decisiones.
Y todavía estamos construyendo.
Flow está creciendo, incorporando nuevas capacidades y aprendiendo de la forma como las agencias realmente trabajan.
Porque una herramienta para agencias debería entender cómo funciona una agencia.