Conecta Google Calendar con Flow y sincroniza las tareas de tus proyectos
Flow incorpora una nueva funcionalidad solicitada por nuestros clientes: la posibilidad de conectar el calendario de Flow con Google Calendar.
Esta integración permite vincular los proyectos de Flow con calendarios específicos de Google y sincronizar las tareas que se crean, editan o eliminan dentro de la plataforma.
De esta manera, puedes gestionar los proyectos desde Flow y consultar las actividades sincronizadas desde Google Calendar, tanto en el computador como en dispositivos móviles.
El calendario de Flow centraliza tu operación
El calendario de Flow reúne todas las actividades que tienen una fecha y una hora definidas.
Allí puedes consultar:
Tareas creadas desde el gestor de tareas.
Tareas creadas dentro de un proyecto.
Comités y reuniones.
Agendamientos recibidos desde el CRM.
Actividades programadas dentro de la plataforma.
La conexión con Google Calendar permite llevar esta información a una herramienta que muchos clientes y equipos ya utilizan diariamente.
Cómo conectar Google Calendar con Flow
Para realizar la conexión, ingresa al calendario de Flow desde el menú principal o desde la barra lateral izquierda.
En la parte superior encontrarás el botón Conectar Google Calendar.
Haz clic en el botón, selecciona la cuenta de Google que deseas utilizar y completa el proceso de autorización.
Cuando la conexión esté lista, Flow mostrará que Google Calendar ya se encuentra conectado.
Este procedimiento se realiza una sola vez. No tendrás que repetirlo cada vez que crees o modifiques una tarea.
Crea calendarios para tus clientes o proyectos
Google Calendar permite crear varios calendarios dentro de una misma cuenta.
Puedes tener, por ejemplo:
Un calendario para tu agencia.
Un calendario para cada cliente.
Un calendario para un equipo.
Un calendario para un proyecto específico.
Esta organización es importante porque Flow permite vincular cada proyecto con uno de los calendarios disponibles dentro de la cuenta de Google conectada.
Así puedes evitar que todas las actividades aparezcan mezcladas dentro de un solo calendario.
Vincula un proyecto de Flow con Google Calendar
Después de conectar la cuenta de Google, ingresa al proyecto que deseas sincronizar.
Dentro del proyecto encontrarás la opción para seleccionar el calendario de Google que quieres vincular.
Flow mostrará los calendarios disponibles en tu cuenta. Solo debes elegir el calendario correspondiente al cliente, proyecto o equipo.
Esta vinculación se configura una sola vez.
A partir de ese momento, las tareas creadas dentro del proyecto podrán sincronizarse automáticamente con el calendario seleccionado.
Sincroniza las tareas existentes
Cuando conectas un proyecto con Google Calendar, Flow permite sincronizar los eventos que ya existen.
Al utilizar la opción de sincronización, las tareas programadas dentro del proyecto aparecerán en Google Calendar con la fecha y el horario que tienen asignados.
Esto permite trasladar la programación existente sin tener que volver a crear manualmente cada actividad.
Crea una tarea y consúltala en Google Calendar
Cuando creas una tarea dentro de un proyecto, Flow identifica automáticamente el cliente y el proyecto al que pertenece.
Solo debes completar información como:
Nombre de la tarea.
Fecha.
Hora de inicio.
Hora de finalización.
Persona responsable.
Después de crearla, la tarea aparecerá en el calendario de Google vinculado con ese proyecto.
Edita una tarea y actualízala automáticamente
La integración también funciona cuando modificas una tarea.
Por ejemplo, si cambias la fecha de una actividad dentro de Flow, el evento también cambia de fecha en Google Calendar.
No es necesario volver a conectar el calendario ni repetir el proceso de vinculación.
La actualización se realiza sobre el evento que ya había sido sincronizado.
Elimina una tarea de ambos calendarios
Cuando eliminas una tarea dentro de Flow, el evento correspondiente también desaparece de Google Calendar.
Esto evita que el equipo o el cliente consulten actividades que ya no están vigentes.
De esta manera, ambos calendarios se mantienen actualizados y alineados con la operación real del proyecto.
Una integración especialmente útil para agencias
Esta funcionalidad es especialmente útil para agencias de publicidad, agencias de marketing digital y empresas de servicios que gestionan varios clientes.
Muchas veces los clientes ya utilizan Google Calendar y no quieren cambiar sus hábitos de trabajo.
En ese caso, la agencia puede crear un calendario compartido, vincularlo con el proyecto correspondiente dentro de Flow y gestionar todas las tareas desde la plataforma.
La agencia trabaja desde Flow y el cliente puede consultar las actividades desde Google Calendar.
Gestiona desde Flow sin cambiar los hábitos del cliente
La integración permite aprovechar la capacidad de gestión de proyectos de Flow sin obligar al cliente a utilizar una herramienta diferente para consultar su programación.
Desde Flow puedes controlar:
Clientes.
Proyectos.
Tareas.
Responsables.
Fechas.
Horarios.
Reuniones.
Agendamientos.
Mientras tanto, el cliente puede revisar las actividades sincronizadas desde Google Calendar.
Empieza a conectar tus calendarios
La integración con Google Calendar ya está disponible en Flow.
Conecta tu cuenta, vincula cada proyecto con el calendario correspondiente y mantén sincronizadas las tareas de tu equipo y tus clientes.